X
تبلیغات
من نمی خندم اگر بادکنکی می ترکد - دیدگاههای ناظر برسازگاری تعهد حرفه‌ای و سازمانی

من نمی خندم اگر بادکنکی می ترکد

و نمی خندم اگر فلسفه ای ماه را نصف کند

دیدگاههای ناظر برسازگاری تعهد حرفه‌ای و سازمانی

باف و رابرتز(1994)، مدعی هستند که وقوع همزمان سطوح بالای تعهد حرفه ای و سازمانی می تواند برای سازمان خوشایند باشد و به‌صورت یک مکانیزم « متعادل سازی» نسبت به یکدیگر عمل کنند. برای مثال، تعهد حرفه ای بالا می‌تواند برخی از ناکارآمدیهای تعهد بالای سازمانی (‌مثل پدیده «انسان سازمانی») را جذب و تعدیل کند. هم چنین تعهد حرفه‌ای زیاد بدون تعهد سازمانی بالا اثر بخش نیست زیرا ممکن است کارها با کیفیت بسیار بالایی انجام شود اما در راستای نــیازهای سـازمانی نباشد. باف و رابرتز ادعا می‌کنند تعامل بین تعهد سازمانی و حرفه ای منجر به رضایت کاری و عملکرد بیشتری می‌شود که این میزان رضایت و عملکرد در هر کدام از تعهدها، به تنهایی یافت نخواهد شد.

پژوهش انجام یافته در مورد گروهی از دانشمــندان موسسات تحقیقاتی «کلنگ والی مالزی» متشکل از 545 نفر‌، این نتایج را تایید کرد که بین مفاهیم پیش گفته تعارضی وجود نداشته بلکه رابطه معناداری بین تعهدحرفه ای وابعاد عاطفی،مستمر ، و هنجاری تعهد سازمانی (به ترتیب باضرایب 43 درصد ، 15 درصد و 52 درصد ) وجود دارد.به عبارت دیگر،نتایج نشان می دهدکه تعهد به سازمان باتعهد حرفه ای سازگاری داشته و چند بعدی بودن این دو نوع تعهد رانشان داده است (‌Rahman & Hanafiah,2002:77 - 92).

با عنایت به توضیحات پیش گفته ، اینک برخی از پژوهشهای ناظر بر رابطه تعهد حرفه ای و سازمانی مورد بررسی قرار می گیرد.

مطالعه سانتوز

هدف اصلی پژوهش انجام گرفته توسط سانتوز(1998) در کشور جمهوری دمینیکن بررسی عوامل مرتبط با تعهد شغلی، سازمانی، و حرفه ای مربیان سازمان توسعه دمینیکن است. اهداف فرعی این مطالعه عبارت بودند از:

-1 بررسی روابط میان متغیرهای کاری (سابقه‌، سازمان، شغل، حرفه، حوزه برنامه، و منطقه کاری)، متغیرهای اجتماعی (اعتبار شغلی، سازمانی و حرفه ای) و متغیرهای تعهد.

-2 تعیین میزان همبستگی تعهد شغلی، سازمانی، و حرفه ای با متغیرهای کاری و اجتماعی

-3 تعیین بهترین پیش بینی کننده (های) تعهد شغلی، سازمانی و حرفه ای.

در این پژوهش یک نمونه550 نفری از چهار منطقه جمهوری دمینیکن (مرکز، شرق، شمال، و جنوب غربی) به‌صورت تصادفی انتخاب شدند .

نتایج تحلیل همبستگی نشان داد که هر 9 متغیر با حداقل یکی از متغیرهای تعهد رابطه معنادار داشت.

-1 بین اعتبار شغلی و تعهد شغلی (r=0.55) ، اعتبار سازمانی و تعهد شغلی (r=0.57) ، اعتبار حرفه ای و تعهد شغلی (r=0.48) یک رابطه مثبت مشاهده شد .

-2 میان اعتبار سازمانی و تعهد سازمانی (r=0.72)، اعتبار شغلی و تعهد سازمانی (r=0.59) و اعتبار حرفه ای و تعهد سازمانی (r=0.39) همبستگی مثبت به‌دست آمد .

-3 در ادامه یک همبستگی مثبت نیز میان اعتبار حرفه ای و تعهد حرفه ای (r=0.49)‌، اعتبار شغلی و تعهد حرفه ای (r=0.49) و اعتبار سازمانی و تعهد حرفه‌ای (r=0.33) گزارش شد .

-4 نهایتاً همبستگی مثبتی میان تعهد شغلی و تعهد سازمانی (r=0.68) ، تعهد شغلی و تعهد حرفه ای (r=0.55) و تعهد سازمانی و تعهد حرفه ای (r=0.4) مشاهده شد.

روابط میان تعهد شغلی، سازمانی و حرفه ای در پژوهش یاد شده نشان می دهد که بهبود یک نوع تعهد ، تاثیر مثبتی روی سایر انواع تعهد دارد. این بدان معناست که هر موقعیتی در شغل ، سازمان یا حرفه که در جهت کاهش یک نوع تعهد باشد، باعث کاهش دو نوع دیگر هم خواهد شد. همچنین روشن شد که مدیران برای درک تعهد شغلی ، سازمانی وحرفه ای کارمندان، بایستی روی خصوصیات اجتماعی-روانی و کاری تمرکز داشته باشند. در نهایت با بهبود و حمایت از خصوصیات کاری و اجتماعی می توان سطح تعهد شغلی، سازمانی و حرفه‌ای کارکنان را افزایش داد(Santos,1998:57 - 61).

مطالعه هاسکت و همکاران

« هاسکت » و همکاران (2001) در مقالــه ای تحـت عنـــوان« شناخت ارتباط میان سازه های تعهد» یافته ها و نتایج تعدادی از پژوهشگران در زمینه روابط تعهد حرفه‌ای و سازمانی را مورد توجه قرار داده‌اند (Hackett , Lapierre & Hausdorf,2001: 392 - 409) :

«راندال و کوت(1991)» ادعا کرده اند که وابستگی شغلی پیش درآمد یا پیش نیاز تعهد سازمانی و تعهد شغلی است. آنها در مدل خود، وابستگی شغلی را به‌عنوان یک متغیر تعدیل کننده روابط میان نگرشهای مختلف از جمله اخلاق کاری ، تعهد حرفه‌ای و تعهد سازمانی تعریف کردند. به‌ویژه اینکه وابستگی شغلی روی تعهد سازمانی و تعهد حرفه ای اثر مستقیم می گذارد. از دیدگاه این دو پژوهش گر رابطه بین وابستگی شغلی و تعهد سازمانی مبتنی بر تئوری مبادله اجتماعی است ، زیرا افراد تمایل دارند با کسانی رابطه دوجانبه برقرار کنند که از آنها منتفع شوند. تجارب کاری مثبت کارمندان نیز در گرو تلاشهای سازمان است زیرا کارمندانی که وابستگی شغلی بالایی داشته باشند ، هویت سازمانی آنها افزایش می یابد و در نتیجه تعهدشان به سازمان بیشتر می شود.

مطالعه«تسای »و «وانگ»

«تسای» و «وانگ» (2004) در پژوهشی تحت عنوان «مطالعه نقش متغیر مداخله‌گر رضایت از پرداخت بر رابطه میان تعهد حرفه ای و سازمانی » به بررسی عوامل فردی اثر گزار بر تعهد حرفه ای و سازمانی پرداخته اند. آنان در پژوهش خود ابتدا ، روابط متغیر های فردی را به‌طور مستقل با تعهد کارکنان بررسی و در مرحله دوم این روابط را با ورود متغیر مداخله گر «رضایت از پرداختها »، سنجیده و در نهایت به بررسی رابطه تعهد حرفه ای و سازمانی پرداخته اند (Tsai & Wang , 2004 :179 - 189).

فرضیه های تحقیق به همراه نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل یافته های پژوهش «ستای» و «وانگ» در قالب نمودار شماره 1 و جدول شماره 1 آمده است :

مهمترین یافته پژوهش «تسای» و «یانگ» ارتباط مثبت و معنی دار تعهد حرفه ای و سازمانی است به گونه ای که میزان همبستگی بدست آمده میان تعهد حرفه ای و سازمانی در این تحقیق برابر 4/19 درصد بوده است و پس این ادعای ادبیات کلاسیک که رابطه تعهد حرفه ای و سازمانی را مجموع صفر قلمداد کرده اند رد می شود . بنابراین الزاماً رابطه تعهد حرفه ای و تعهد سازمانی ناسازگار نیست، بلکه هر دو نوع تعهد می تواند با هم در یک جامعه رخ داده و روابط مثبتی را نشان دهند . دیگر یافته این پژوهش تاثیر مشابه رابطه برخی متغیرهای فردی با هر دو نوع تعهد است که از جمله می توان به نوع جنسیت و میزان درآمد (رابطه مثبت ) ، سطح تحصیلات ، رده شغلی ، سابقه کار و تاهل ( بدون تاثیر) اشاره کرد. ضمن آنکه ورود متغیر مداخله گر رضایت از پرداختها نیز عمدتاً تاثیر مشابهی بر روابط متغیرهای فردی با تعهد سازمانی و حرفه ای داشته است . این یافته ها بیانگر آن است که پیشینه ها و عوامل اثر گذار بر تعهد حرفه‌ای و تعهد سازمانی تا اندازه‌ای مشترک است و می توان به تعاملی در زمینه روابط تعهد حرفه ای و سازمانی دست یافت .

مطالعه رحمان و حنفیه

رحمان و حنفیه (2002) در مقاله ای با نام « تعهد سازمانی و تعهد حرفه ای : تعارض یا تطابق؟» به بررسی دیدگاههای مختلف در زمینه روابط تعهد حرفه ای و سازمانی پرداختند :

بررسی تحقیقات تجربی در مورد تعهد حرفه ای نشان می دهد که تا به‌حال توجه زیادی به ارزیابی رابطه تعهد سازمانی و حرفه ای، یا معمای تعهد ، نشده است. «‌والاس» (1993) در تحقیق تحلیلی خود از سال 1966 تا 1989 ، تنها 25 مطالعه را در این زمینه شناسایی کرد. معیارهای او، بر مبنای مطالعاتی است که ضرایب همبستگی بین دو نوع تعهد را گزارش کرده بودند. از دیدگاه «والاس» بیشتر مطالعات انجام شده به‌صورت مقاله های تحلیلی بوده‌است. جدول 2 ،خلاصه ای از مطالعات ناظر بر رابطه تعهد حرفه ای و سازمانی را نشان می‌دهد.

بیشتر مطالعاتی که پیرامون رابطه تعهد سازمانی و حرفه ای انجام پذیرفته است، از معیارهای اندازه گیری تعهد عاطفی ، یعنی پرسشنامه تعهد سازمانی ، استفاده کرده اند. بر همین اساس، اکثر مطالعات انجام شده در این زمینه به‌صورت تک بعدی و تنها به تعهد عاطفی محدود می‌شود. اگرچه در سه مطالعه از معیارهای تعهد رفتاری استفاده شده ، اما تنها در مطالعه تحلیلی «ماتیو»و «زاجاک» به‌طور صریح بین تعهد حرفه ای و انواع مختلف تعهد سازمانی تمایز دیده می شود. این دو در کنار برقراری رابطه‌ای مثبت بین تعهد سازمانی و تعهد حرفه ای، یک رابطه قوی‌تر میان تعهد حرفه ای و تعهد عاطفی در مقایسه با تعهد مستمر گزارش کردند. طبق نظر ماتیو و زاجاک ، مطالعاتی که رابطه بین تعهد حرفه ای و سایر ابعاد تعهد ، ( به غیراز تعهد عاطفی)‌، را بررسی می کنند، هنوز هم کم هستند. همانطور که محققان پیشنهاد می کنند، مطالعات بیشتری برای معتبرسازی یافته‌های موجود و یافتن موارد تازه در مورد ماهیت رابطه بین تعهدهای مختلف مورد نیاز است. مطالعه ضرایب همبستگی در جدول فوق ، ( با دامنه 06/0- تا 72/0‌) ، درجه بالایی از عدم ثبات در الگوی رابطه بین متغیرها را نشان می دهد که می تواند نشان دهنده ماهیت سازگار یا ناسازگار اشکال مختلف تعهد باشد. بررسی دقیق‌تر این مطالعات نشان می دهد که قبل از نتیجه گیری نهایی، باید شواهد بیشتری فراهم شود. « والاس » (1993) در مطالعه خود اذعان کرد که اکثر مطالعات انجام شده در آمریکای شمالی بوده و بیش از نیمی از این مطالعات روی حسابداران صورت گرفته است. پس وجود تنوع در نتایج به‌خاطر اختلاف فرهنگها و انواع حرفه ها، منطقی است.

« گونز » و‌« گونز» (1994) در پژوهش خود پیرامون رابطه تعهد حرفه ای و سازمانی در یک شرکت حقوقی ، مسأله تعارض حرفه ای – سازمانی را رد کرده و می نویسند:

شواهد جدیدتر در مورد رابطه تعهد حرفه ای و سازمانی در کارهای باف و رابرتز دیده می شود. این دو 149 مهندس را در یک انبار تجهیزات نظامی دولتی آمریکا مورد بررسی قرار دادند. این پژوهشگران تعهد حرفه ای را با استفاده از سه معیار اندازه گیری «یر می یر و کر» ، ارزیابی کردند. باف و رابرتز در مورد رابطه تعهد سازمانی و تعهد حرفه ای و رابطه آن با رضایت شغلی فرضیه ای ساختند و آن‌را آزمایش کردند. آنها نتیجه گرفتند افرادی که دارای تعهد بالا در هر دو جنبه هستند، بیشترین رضایت را داشته اند . باف و رابرتز (1994) نتیجه گرفتند که بین دونوع تعهد حرفه ای و سازمانی به‌جای یک رابطه تعارضی یا سازگار، رابطه مکمل وجود دارد.

نتایج ارائه شده در این مطالعه، نشان می‌دهد که بین تعهد کارکنان به حرفه و تعهد به سازمان ، تعارضی وجود ندارد. این نتایج با یافته های قبلی سازگار است. یافته‌ها تایید کرد که تعهد دوگانه وجود دارد.

نتیجه گیری

نتایج ادبیات تحقیق در زمینه رابطه تعهد حرفه ای و سازمانی در نوشتار حاضر نشان داد که رابطه تعهد حرفه ای و سازمانی الزاماً متعارض و ناسازگار نیست‌، بلکه این رابطه تحت تأثیر متغیرهای فراوانی از جمله عوامل شغلی و سازمانی است .بدین معنی که اگر سازمان شرایط ارتقا ، مسیر شغلی مناسب ، پرداخت منصفانه ، رعایت عدالت در توزیع پاداشها‌‌، استقلال عمل در کار ، هویت حرفه ای و ارائه تصویر مناسب از شغل و سازمان در سطح جامعه را فراهم آورد ، مسلماً دستیابی همزمان به سطوح بالای تعهد حرفه ای و سازمانی امکان پذیر خواهد بود . در واقع رابطه تعهد حرفه ای و تعهد سازمانی تا اندازه زیادی به نوع سازمان بستگی دارد . چنانچه سازمانی حرفه ای باشد ( به عبارتی ویژگیهای پیش گفته را داشته باشد‌) ، رابطه و سازگاری دو گونه تعهد در آن بالا خواهد بود اما چنانچه سازمان فاقد شاخصهای حرفه گرایی باشد و در آن از معیارهای غیر حرفه ای برای مدیریت منابع انسانی استفاده شود ، احتمال بروز تعارض تعهد حرفه ای – سازمانی بیشتر خواهد شد . پس این مجموعه شرایط سازمان است که طی آن می توان به نتایج گوناگون تعهد کارکنان دست یافت. به‌طور خلاصه و مطابق دیدگاه « باف » و «رابرتز‌» ، انواع وضعیتهای تعهد ( سطوح بالای تعهد ، سطوح پایین تعهد ، بالابودن تعهد حرفه‌ای در مقایسه با تعهد سازمانی و عکس آن‌) در هر سازمانی ، امکان پذیر است . بنابراین دیدگاه کلاسیک تعارض حرفه ای – بوروکراتیک رد و در عوض دیدگاه اقتضایی سازگاری و رابطه مثبت تعهد حرفه ای و سازمانی پذیرفته می‌شود‌.

در نهایت به‌نظر می رسد وفاداری به سازمان تا حد زیادی به فرصت پیشرفت حرفه ای ها و معیارهای توزیع پاداشها، بستگی دارد. برای حرفه ای شدن مدت زمان زیادی لازم است و اگر سازمان برای افراد این مسیر پیشرفت را فراهم نکند، وفاداری به سازمان کمتر خواهد بود. علاوه بر این‌، اگر حرفه ای ها به این نتیجه برسند که استانداردها و معیارهای مشروع در توزیع پاداشها استفاده نمی شود، تعهد شان به سازمان کمتر خواهد شد.

اصول هماهنگی و اختیارات در سازمان

تفویض اختیار

تفویض اختیار عبارت است از اینکه مدیر قسمتی از اختیارات خود را به مرئوسین انتقال دهد. همینکه تعداد کارمندان سازمان از یک نفر تجاوز نمود، انتقال اختیارات عملا انجام می گیرد بدین معنی که مدیر قسمتی از اختیارات خود را به معاوننی انتقال می دهد و به همین ترتیب معاونین قسمتی از اختیارات خویش را به روسای ادارات تفویض می کند.

تفویض اختیار شامل سه مرحله زیر می گردد:

1. واگذاری وظایف از طرف رئیس به مرئوسین بلاواسطه.

2. اعطای جایزه و حق تصمیم گیری (اخیتار) به منظور انجام تعهدات، استفاده از منابع مالی و انسانی و سایر اقداماتی که برای اجرای وظایف محوله لازم است.

3. تعیین مسئولیت مرئوسین در مقابل رئیس برای حسن انجام وظایف محوله بر حسب معیار و موازینی که قبلا انتخاب شده است.

اصول تفویض اختیار

تفویض اختیارات تابع اصولی است که مهمترین آنها به قرار زیر است:

1. تفویض اختیار نسبت به قسمتی از اختیارات ممکن است نه نسبت به تمام آن.

2. انتقال اختیارات مسئولیت تفویض کننده را سلب نمی کند. صاحب اختیارات اصلی همیشه برای انجام وظایف محوله در مقابل مافوق خود مسئول است با تفویض قسمتی از اختیارات خود به مرئوسین مسئولیت وی زایل نمی گردد.

3. تفویض اختیارات قابل فسخ است. انتقال اختیارات صلاحیت تفویض کننده را سلب نمی کند و نامبرده می تواند اختیارات مفوضه را بعضا یا کلا پس بگیرد.

4. تناسب بین اختیار و مسئولیت باید حفظ گردد. مسئولیت تابع اختیار است زیرا نمی تواند کسی را مسئول نتایج عملی دانست که اختیارات کافی برای انجام آن نداشته باشد.

5. تفویض اختیار باید توام با تمرکز نظارت مرکزی است. عملیات دستگاه ممکن است، به منظور انطباق با شرایط عملی کار به صورت غیر متمرکز اداره شود.

محاسن تفویض اختیار

فینفر مزایای زیر را برای تفویض اختیار قائل می باشد.

1) افزایش بازدهی: بررسی های عملی در بعضی از موسسات آمریکایی ثابت می کند کارگرانی که میزان تولید و بازده کار آنان قلیل است، بیش از کارگرانی که سطح تولید و بازدهی عملیات آنان زیاد استمورد نظارت مستقیم سرپرستان بلاواسطه قرار می گیرند.

2) ازدیاد علاقه نسبت به انجام وظیفه: به طوری که بررسی های دیگر در موسسات آمریکایی نشان می دهد رضایت خاطری که کارمندان از انجام وظایف شغلی خود تحصیل می کنند تا حدی بستگی به حدود نظارتی دارد که بر عملیات آنان اعمال می گردد.

3) تقویت همکاری دسته جمعی. تفویض اختیار و عدم تمرکز عملیات موجب افزایش تمایل به همکاری دسته جمعی یا گروهی می گردد زیرا انتقال اختیارات باعث می شود که افراد در اخذ تصمیم های مختلف شرکت جویند و به این وسیله به مسئولیت های خود در قبال هدفهای مشترک و امور سازمان واقف گردند.

4) تکامل انفرادی: تفویض اختیار فرصت مناسبی به افراد کم تجربه می دهد که با قبول مسئولیت در پیشرفت و تکامل خود بکوشند.

5) جلوگیری از اتلاف وقت مدیران: وقت و انرژی روسای عالیه سازمان محدود است و بدین جهت اوقات آنان باید صرف حل و فصل مسائلی گردد که از نظر سازمان در درجه اول اهمیت قرار دارد. انتقال اختیارات، روسای دستگاه را از رسیدگی به اموری که دیگران نیز می تواند به خوبی انجام دهند بی نیاز می سازد و بدین وسله از تراکم و انجماد امور جلوگیری می شود.

موانع تفویض اختیار

1) برخی از مقامات تصور می کنند که خود بهتر از دیگران می توانند تصمیم بگیرند.

2) نداشتن اعتماد نسبت به زیر دستان و بیم از اینکه خود در مقابل مقامات مافوق مسئول رفتار زیردستان قرار گیرد.

3) فقدان اعتماد به نفس که یک عامل روانی است ممکن است مانع پذیرش اختیارات از ناحیه مرئوس شود.

4) خودداری مرئوس از قبول اختیار ممکن است در نتیجه فقدان ضوابط و موازینی برای ارزشیابی و برسی نتایج عملیات باشد.

هماهنگی و ارتباطات

دو موضوع در تشکیل سازمان اهمیت بسیار زیادی دارد:

یکی تقسیم کار و طبقه بندی وظایف. و دیگری هماهنگ کردن عملیات واحدهای مختلف سازمان به منظور تحقق هدفهای مشترک دستگاه.

در سازمانهای بزرگ عوامل مختللی مانند کندی عمل ارتباطات تقسیم کار و تفویض اختیارات ایجاب می کند که مکانیسم موثری برای هماهنگ کردن عملیات افراد به منظور تحقق هدف های مشترک سازمان برقرار گردد. لزوم این عمل بیشتر از این جهت است که تمایل گریز از مرکز در اغلب واحدهای سازمانی وجود دارد بدین معنی که هر واحدی مممکن است خود را غایت وجودی سازمان بداندو از تاثیر عملیات خود در نتایج فعالیت های سایر واحدهای سازمان بی خبر باشد.

هماهنگی و حیطه اختیارات

سهولت هماهنگ کردن عملیات تا حد قابل توجهی بر روابط مستقیم مدیران سازمان با واحدهای تابعه بستگی دارد. بدینجهت چنانچه تعداد واحدهایی که تحت سرپرستی مستقیم یک مدیر قرار دارند به قدری زیاد باشد که امکانات سرپرستی موثر را محدود سازد، در این صورت بدیهی است که هماهنگ کردن عملیات واحدهای تابعه مشکل خواهد شد. بدین ترتیب محدود کردن حیطه نظارت روسای سازمان برای تسهیل عمل هماهنگی لازم است.

موضوع حدود حیطه نظارت یکی از مسائل مهم در نظریه های کلاسیک سازمان و مدیریت به شمار می ؤود. همانطور که قبلا هم توضیح دادیم بعضی از علمای سازمان و مدیریت مانند یک ارویک تعداد افرادی را که سرپرستی عملیات آنان از عهده یک نفر به خوبی بر می آید تعیین نموده اند به نظر اوریک هیچ انسانی نمی تواند عملیات بیش از پنج الی شش نفر را به نحو موثری مستقمیا نظارت نماید. به عقیده وی چنانچه تعداد افرادی که گزارش عملیات خود را به سرپرست واحدی می دهند از پنج به شش نفر افزایش یابد، منابع انسانی 1 و 20% افزایش می یابد ولی بر مشکلات وظایف هماهنگی وی تقریبا صد در صد اضافه می شود.

به طور کلی حد مطلوب حیطه نظارت خود در سازمانهای مختلف و شرایط متفاوت یکسان نیست و با عوامل متغیر زیر ارتباط دارد:

میزان لزوم سرپرستی: نوع وظایف سازمانهای مختلف و همچنین نوع وظایف واحدهای مختلفه یک سازمان فرق می کند و بدین جهت لزوم سرپرستی عملیات بعضی از واحدهای سازمان بیش از لزوم نظارت بر فعالیت های واحدهای دیگر آن است تنوع و اهمیت وظایف مختلفی که در سازمان صورت می گیرد. در حدود حیطه نظارت موثر است در مواردی که نوع و اهمیت عملیات سرپرستی دقیق را ایجاب می کند، احیتیاج به محدود کردن حیطه نظارت زیادتر می شود.

قدمت سازمان: بدون شک قدمت سازمان در تعیین حدود حیطه نظارت موثر است زیرا سازمانهای اداری نیز مانند افراد انسانی مراحل طفولیت، بلوغ، رشد و کهولت را طی می کنند. نیازمندیهای دستگاه در هر مرحله متفاوت می باشد.

عدم تمرکز: از طرف دیگر حدود حیطه نظارت بستگی به درجه عده تمرکز عملیات سازمان دارد. مدیری که درباره اغلب مسائل شخصا تصمیم می گیرد امور عده کمتری از افراد را می تواند مستقیما سرپرستی کند تا مدیری که بیشتر اختیارات خود را به دیگران تفویض نموده و فعالیت های آنان را فقط رهبری می کند.

اصول هماهنگی

اصول چهارگانه ماری بارکرفالت که ذیلا بیان می گردد مبانی هماهنگی را تشکیل می دهد.

هماهنگی از طریق بررسی تاثیر متقابل عملیات واحدهای دستگاه: همبستگی عملیات واحدهای مختلف سازمان از نظر تحقق هدفهای مشترک به قدری منهم است که هماهنگی کامل بدون در نظر گرفتن تاثیر متقابل عملیات یک واحددر فعالیت واحدهای دیگر امکان نخواهد داشت.

بدین جهت بررسی تاثیر متقابل عملیات واحدهای مختلف دستگاه به منظور هماهنگ کردن کلیه فعالیت های سازمان لازم است.

هماهنگی از طریق ارتباط مستقیم:

 همانطور که توضیح خواهیم داد ارتباط بین روسای واحدهای سازمان از دو طریق مجاری رسمی سازمان با کندی صورت می گیرد و بدین جهت هماهنگ کردن عملیات دوایری که با یکدیگر همبستگی نزدیک دارند ایجاب می کند که بین روسای آنها ارتباط مستقیم برقرار گردد.

از این رو لازم است که به تصدی هر واحد عملیات خود را با وظایف واحدهای دیگر که در ردیف آن قرار دارند هماهنگ سازد.

هماهنگی در مراحل اولیه. تماس مستقیم بین روسایت دوایر بایددر مراحل اولیه شروع کار برقرار گردد حصول توافق میان روسای دوایر بعد از تعیین خط مشی سازمان و تنظیم برنامه عملیات مشکل است. البته چنین توافقی ممکن است به صورت ظاهر موجود باشد ولی توافق واقعی در صورتی امکان خواهد داشت که روسای دوایر هنگام وضع خطر مشی با یکدیگر تبادل نظر نمایند و مسائل خود را مورد بحث قرار دهند زیرا در این صورت احتمال تعدیل نظریات وجود دارد.

هماهنگی به صورت یک جریان مداوم. لزوم هماهنگ کردن عملیات محدود به مواقع خاصی نمی باشد به عبارت دیگر روسای سازمان نباید فقط در صورت ظهور مسائل دشوار با یکدیگر ملاقات و تبادل نظر کنند. بدین جهت لازم است که ترتیب مداومی برای تضمین هماهنگی در مراحل مختلف عملیات سازمان برقرار گردد.

ارتباطات

ارتباطات عبارت از توزیع اطلاعات به منظور هدایت رفتار انسانی است شبکه ارتباطات دستگاه اعصاب سازمان را تشکیل می دهد.

ارتباطات یک سیستم تلقی می شود که عناصر ضروری آن عبارتند از پیام دهنده. پیام گیرنده و بازخور اطلاعات جهت کنترل. در سیستم ارتباطات از یک سو دریافت کننده اطلاعات بایستی قصد و نیت فرستنده اطلاعات را به خوبی درک کند و از سوی دیگر لازم است که از طریق مکانیسم بازخور (برای کنترل) فرستنده اطلاعات اطمینان حاصل کند که دریافت کننده اطلاعات قصد و نیست او را به خوبی درک کرده و رفتار او در جهت نیل به هدفهای مورد نظر هدایت شده است.

موانع ارتباطات

موانع ارتباطات بیشتر جنبه روانی و فرهگی دارد.

موانع روانی:

ارتباطات به وسیله الفاظ صورت می گیرد. منتهی تفسیری که افراد از معانی و مفاهیم الفاظ در ذهن خود به عمل می آورند بستگی به چگونگی فرهنگ و عقاید و تجربیات آنان دارد. تعداد لغاتی که در زبانهای مختلف موجود است محدود می باشد در حالی که الفاظ مذکور برای بیان و تعریف وقایع، تجربیات و روابط بی حد و حصری به کار می رود. بدین جهت وقتی که اصطلاح معینی استعمال می شود مفهوم ذاتی ندارد بلکه معنی آن منوط به چگونگی تفسیری است که مخاطب در ذهن خود از مفهوم آن به عمل می آورد تفسیر فوق تابع فرهنگ و عقاید و تجربیات اوست.

به علاوه اختلاف در سطح تحصیلات موانع فنی متعددی در جریان ارتباطات ایجاد می کند زیرا مقررات اداری اغلب در قالب اصطلاحات و عباراتی ک فهم آن شم علمی لازم دارد تقریر می گردد و بدین جهت نمی توان انتظار داشت کارمندانی که اطلاعات آنان محدود است به درستی از عهده تفسیرمقررات و آیین نامه های اداری بر آیند.

ارتباطات عمودی

ارتباطات عمودی از طریق سلسله مراتب و مجاری رسمی سازمان به عمل می آید همانطور که در قبل توضیح دادیم کثرت تعداد طبقات سلسله مراتب سازمان ممکن است موجب کندی عمل ارتباطات گردد. بدین جهت بعضی از نویسندگان تقلیل تعداد طبقات عمودی سازمان را برای تسهیل و تسریع عمل ارتباطات لازم می داننند.

چستر بارنارد اصول و قواعدی برای استقرار سیستم عمودی ارتباطات می شمرد که ذیلا بیان می گردد:

1) مجاری ارتباطات باید کاملا معلوم و مشخص باشد

2) مجاری ارتباطات هر کارمندی باید معین گردد.

3) مجاری ارتباطات باید حتی المقدور کوتاه و مستقیم باشد.

4) مجاری ارتباطات باید تماما به کار رود.

+ نوشته شده در  پنجشنبه شانزدهم آذر 1391ساعت 9:49  توسط راحله بخت یار  |